Skattedagen nærmer seg raskt. Å være en bedriftseier er fantastisk på så mange måter, men det kommer med sitt eget sett av unike utfordringer; Skatter er en av dem. Borte er dagene med enkle tilbakeholdninger og 1040ez arkivering. Nå tar vi tak i spesifiserte fradrag, avskrivninger, virksomhetsutgifter og kjørelengde. Men ikke la dette avskrekke deg fra å innse din drøm om å eie din egen virksomhet! Med noen få enkle verktøy og en liten endring i din vanlige rutine, vil 15. april ikke lenger være en fryktet dato!
Å holde seg organisert er nøkkelen til å redusere stresset, kom skattesesongen. Scrambling for kvitteringer og dokumenter i siste øyeblikk gjør det bare verre. Her er noen ideer som kan bidra til å holde deg organisert, maksimere fradrag, redusere muligheten for revisjon og puste litt lettere i skattetid:
Separat virksomhet fra nytelse
Den enkleste måten å holde personlige utgifter skilt fra virksomhetsutgifter er å opprettholde separate finansielle kontoer (både bankkontoer og kredittkort). Hvis du ikke er helt opptatt av å åpne en annen bankkonto, bør du vurdere å ha minst to kredittkort: en for forretning og en for personlig. Dette kan være en ekstra fordel ved å tilpasse kortet ditt med et bilde eller en logo som representerer din virksomhet. Mange institusjoner tillater deg å laste opp et bilde for å legge til kreditt- eller debetkort vurdere å bruke denne funksjonen til å markedsføre virksomheten din.
Capture kvitteringer
For de av dere som lagrer kvitteringer i en skoboks, gjør deg klar til å de-rot! Teknologi går raskere enn de fleste av oss kan holde tritt med. Heldigvis har IRS hoppet på bandwagon og aksepterer digital dokumentasjon for spesifiserte fradrag og utgifter. Det finnes mange smarttelefonprogrammer som lar deg fange et bilde av kvitteringen din og legge til notasjoner, kategorier, klientoppgaver, etc. To av de mest allsidige, brukervennlige og omfattende er Expensify * og Expen $ er **. Begge disse programmene lar deg fange et bilde av kvitteringer, legge til kommentarer og eksportere informasjon til nyttige rapporter. For de som underholder klienter og har relaterte utgifter, tillater disse appene kommentarer om hva som ble diskutert under møtet. Dette er enormt viktig hvis du skriver ut disse utgiftene.
Maksimere fradrag for hjemmekontoret
Hvis du har et hjemmekontor, er du berettiget til betydelige fradrag. IRS tillater fradrag for visse boligutgifter basert på prosentandelen plass som kontoret ditt opptar i ditt hjem. Anbefalingen er å måle de nøyaktige dimensjonene ditt på kontoret for å beregne kvadratmottaket. Pass på å dokumentere dette med en skisse eller et bilde som er notert med dimensjonene. Når du har beregnet plass, kan du bruke denne prosentdelen til din leie / boliglån og visse verktøy.
Forenkle telefonbruk
Dette kan virke som et så tydelig element, men jeg har blitt spurt av flere personer hvordan jeg spesifiserer telefonen som en forretningsomkostning, gitt at det også er et personlig bruk. Den enkleste og beste måten jeg har funnet er å velge tre måneder fra året og gå gjennom de tilsvarende telefonregningene, og markere personlige versus telefonsamtaler. Noen mobilleverandører tilbyr en eksporterbar telefonregning (til et Excel-regneark) som lar deg manipulere informasjonen for å beregne telefonbruk. Ellers får du ut ol kalkulatoren og begynner å legge til. Du kan bruke disse tallene til å projisere en gjennomsnittlig bruk for året. Skulle en revisjon bli bedt om, behold disse regningene for hånden med notasjonene dine for å støtte fradraget.
Spor kjørelengde
Hvis du bruker kjøretøyet ditt til forretningsformål, er du tillatt med visse fradrag basert på bruken. IRS gir to alternativer: trekke faktiske utgifter eller trekke bruksmengde på kjørelengde. Etter min erfaring gir de andre alternativene større fradrag og, tror det eller ikke, er lettere å spore. Avhengig av hvor detaljert du er, kan du holde en logg inn i kjøretøyet og spore kilometertelleren din på begynnelsen og slutten av hver tur i forbindelse med virksomheten din. Et annet alternativ er å bruke et kjøresporingsprogram på smarttelefonen din (det er en million der ute, alle med de samme funksjonene og funksjonaliteten. I stedet for å notere dem alle, anbefaler jeg å prøve noen til du finner en som passer deg.). Denne metoden krever også at du logger inn kilometertallingene, men gjør det også mulig å lagre hyppige adresser, slik at du enkelt kan legge til vanlige turer. For meg bruker jeg en gjennomsnittlig tilnærming: Jeg holder en digital kalender der jeg legger til møter og forretningsrelaterte utflukter. Nøkkelen er å fange kilometertallet før du starter dette prosjektet. På slutten av måneden går jeg tilbake og beregner rundreiseavstanden for hver oppføring og sammenligner tallet med den totale bruken. Igjen, hvis du kan gjøre dette i tre måneder (enten på rad eller ikke), gir det deg en ganske nøyaktig prosentandel av forretningsbruk / personlig bruk. I tillegg til å kunne skrive om kjøretøyutgifter, er kjørelengde en annen stor fradragsberettiget vare!
Organiser avtaler og tilhørende utgifter for senere referanse
Som nevnt ovenfor, vil du ha en egen kalender for ALLE forretningsrelaterte avtaler / turer / errands / etc., Slik at livet ditt blir så mye lettere for senere referanse og spesielt for skattemessig forberedelse. Hvis det er noen spørsmål om hvor du gikk eller hvem du så, vil det bli så mange problemer å holde oversikt over hver aktivitet som en kalenderoppføring. I min praksis bruker jeg selv disse oppføringene til å fange kjøredrevne kjørsler, notater om arrangementet og et notat om eventuelle utgifter som måtte ha vært påløpt fra arrangementet (dvs. diskusjonsemner under et forretningsmåltid). Å holde alt på ett sted reduserer definitivt kaoset og forvirringen som kan oppstå i skattesesongen.
Å forberede skatter er aldri et morsomt prosjekt. Å lage en plan for deg selv for å holde deg organisert og spore forretningskostnadene dine, vil gjøre denne prosessen så mye lettere til slutt. Fortsett foran spillet ved å forsøke å undersøke de tilgjengelige fradragene dine. Det er så mange ressurser tilgjengelig for selvstendig næringsdrivende og småbedriftseiere. Small Business Administration (sba.gov) er en utmerket kilde for å finne mer informasjon om skattemelding; selv anbefalinger for lokale skatt fagfolk som kan hjelpe.
For flere løsninger på å holde seg organisert og effektiv, vennligst kontakt meg på [email protected].
Columnist Jessica Baggot bor i nærheten av San Francisco, CA, og jobber som en uavhengig organisasjonsutviklingskonsulent. Hun spesialiserer seg på effektivitet og produktivitetskonsulting, og hjelper små bedrifter å fokusere sin innsats for å øke inntektene. Jessica deltok på University of California i Davis hvor hun studerte psykologi og internasjonale relasjoner.