Den gjennomsnittlige personen sender og mottar et sted rundt 205 e-postmeldinger per dag. Det er en ganske overraskende statistikk, er det ikke
Men når du tar noen minutter å tenke på det, er det faktisk ikke at sjokkerende. Vi er alle ganske besatt av innbokser. Personlig har jeg seks e-postkontoer, og jeg føler meg som om jeg ikke kan gå bort fra noen form for skjerm i mer enn to minutter uten en ny e-post som gjør veien til meg.
Det er unødvendig å si at når vi hele tiden blir oversvømt med nye meldinger som dukker opp i innbokser, blir det altfor lett å la e-etiketten slippe litt. Andяthat presenterer ikke alltid et problem! Virkelig, det er ingenting galt med å holde meldingene dine tilfeldige når du svarer på en venn om lunsjplaner eller spør om en oppskrift fra din mor. Faktisk ville det nok være ganske rart hvis du var utrolig polert og formell i disse e-postene.
Men når de avslappede e-postvanene begynner å komme seg inn i din profesjonelle korrespondanse, for eksempel en epost som følger med et jobbsøknad eller en forespørsel om informasjonsintervju, så kan du begynne å virke slurvet og til og med litt lat.
Så, hvis du har begynt å bli litt for slapp med meldingene dine, er det nok tid for en rask oppdatering på etiketten som er involvert med profesjonelle e-poster. Her er hva du trenger å vite!
1. Sett litt tanke inn i emnelinjen.
Siden vi alle håndterer klare innbokser hver dag, må du gjøre det klart og overraske nøyaktig hva meldingen handler om - spesielt i en profesjonell innstilling, når du vet at personen på mottakssiden av notatet ditt allerede er gal travelt.
Så vær så beskrivende som mulig med emnelinjen. Noe vett som: яThought du ville elske dette! fungerer like bra som ditt emne når du går forbi en nyttig artikkel til vennen din. Men noe mer detaljert, for eksempel: Flott artikkel om nettverkstips! er bedre for en profesjonell kontakt.
2. Bruk en faktisk hilsen og signoff.
Jeg kan forstå at jeg vil beholde e-posten så kort og direkte som mulig. Men jeg tror ikke på helt å eliminere disse to tradisjonelle komponentene. Tenk på e-post som et digitalt brev. Din hilsen og signoff knytter hele meldingen sammen, og holder på med et visst nivå av profesjonalitet - i stedet for å tydeliggjøre at du raskt og distrahert skrev ut hele meldingen på iPhone mens du var i kø på matbutikken (selv om det er sant!).
Enten du vil starte med en superformell Kjære Susan, eller bruk noe mer conversational som, Hei, Susan! er helt opp til deg. Den viktige delen er å huske å inkludere disse standardelementene.
3. Hopp over shorthand og emojis!
Mens de to kommunikasjonsformene har blitt bemerkelsesverdig likt, forstår du at e-post fortsatt ikke er det samme som teksting. Dette betyr at du helt bør hoppe over stenografi og akronymer som LOL, OMG, og til og med Haha. De har ingen plass i profesjonelle e-poster! I stedet bruker brukervennlige setninger: Det er for morsomt! og til og med en enkel, Wow! å få det samme poenget på en måte som er langt mer polert og profesjonelt.
Emojis er åpne for debatt når det gjelder arbeidsrelatert korrespondanse - og selv om jeg har vært kjent for å kaste i et vennlig smilende ansikt nå og da når jeg sender en profesjonell kontakt, har jeg et nært forhold til. Men hvis du føler deg selv den minste bit usikker, er du bedre å forlate disse ut helt. Samme regel gjelder utropstegn. Brukes sparsomt, de er en fin måte å uttrykke entusiasme på. Men overuse dem, og de blir bare motbydelige. Begrens dem til bare setninger der du virkelig vil dele spenning.
4. Vær forsiktig med humor.
Jeg er sikker på at sarkasmen din er sjarmerende og morsom i person. I e-postene dine, men det kan enkelt få deg til å komme over som brash og uhøflig. Så, med mindre personen i mottakersiden av meldingen din allerede har en veldig god følelse for personlighet og sans for humor, vil du fortsette med forsiktighet når det gjelder å bruke vittig komme tilbake i meldingen din.
Ja, jeg vet at det kan føle at e-postene dine er helt ugyldige av personligheten din. Men du vil helst få dem til å virke litt tørr og kjedelig enn blatant støtende. Ikke sant
5. Proofread, korrekturlesing, korrekturlesing!
Vi har alle lest e-postene som er fylt med skrivefeil og feil. Hva var ditt inntrykk av avsenderen Vel, jeg er villig til å satse på at du trodde at personen var slurvet. Hvis han eller hun ikke engang kunne ta seg tid til å stave navnet ditt riktig, er du sannsynligvis ikke så spent på å måtte fortsette et faglig forhold til den personen.
Det burde uten å si, men det er viktig at du korrekturlaster e-postene dine før du sender. Kontroller for grammatikkfeil og skrivefeil, og sørg for at du har stavet ordentlig substantiv (tenk folk og firmanavn!). Også, ikke forsøm å ta et nytt blikk på e-postadressen (du vil sørge for at du sender til den riktige personen) og emnelinjen. Et emne som leser, jeg vil gjerne hjelpe deg! sannsynlig vil ikke gjøre det beste førsteinntrykket.
6. Svare straks.
Admittedly, dette er et poeng jeg kaster med litt. På den ene siden ønsker jeg at vi kunne eliminere det enorme presset vi alle føler å være konstant forbundet. Men på den annen side vet jeg hvor frustrerende det er å vente på svar fra noen når jeg desperat trenger et svar.
Så når det gjelder dine profesjonelle e-poster, gjør det ditt mål å svare raskt - vanligvis innen en virkedag. Selv om du ikke kan trekke sammen et detaljert svar på den tiden, bør du i det minste ta kontakt med basen og la avsenderen vite at du har mottatt meldingen og jobber med den. Det er langt bedre enn å forlate den personen lurer på om notatet deres flyter uten mål i cyberspace.
Men, ofre ikke kvalitet for hastighet. Du vil ikke brann av et halvhjertet svar så raskt at du forsømmer å sette sammen en gjennomtenkt og gunstig respons (med mindre du bare sender en av ovennevnte bekreftelsesmeldinger). Folk vil ikke være glade for å motta svaret dersom det helt savner merket eller ikke svarer alle av sine spørsmål.
Vi føler oss kjedede i innbokserne våre. Så hvem kan egentlig klandre oss for å la e-postetiketten glide litt, men når det gjelder arbeid og karriere-relaterte korrespondanser, er det viktig at du gjør ditt beste for å forbli så profesjonell som mulig. Bruk disse tipsene og du er sikker på å lage polishedemails!