Du skanner gjennom hver enkelt setning i en perfekt utformet e-post en siste gang, og deretter klikker du send.jaHvis det var et jobbsøknad, яrequest for et møte, eller bare et enkelt spørsmål du trenger besvart, er det nå ingenting igjen å gjøre, men vent på et svar.
Dager krysser av, og du har ikke hørt absolutt ingenting. Forståelig, du får antsy for et svar. Butjaat samtidig, du vil ikke virke som en total nag. Så hva skal du gjøre
Det er en fin linje mellom å være perisistent og å være skadedyr.
Oppfølging oppfordres alltid. Det er imidlertid en fin linje mellom å være vedvarende og å være skadedyr. Her er seks ting å huske på for å oppmuntre til en respons, uten å komme ut som helt motbydelig.
1. Vær realistisk med forventningene.
Vi er alle sammenhengende i dag. Og mens det definitivt har bidratt til å gjøre livet mer praktisk, er det også skapt våre oppfatninger av hva en rimelig responstid er.
Så lenge du alltid har utarbeidet en oppfølgings-epost, er det viktig å stoppe først for å tenke på dine forventninger. Den meldingen du sendte dager - eller enda en uke siden som fortsatt venter på et svar Du kan sjekke inn på det uten å synes altfor ivrig. Men hvis du kontaktet noen for noen timer siden og er sjokkert over at han eller hun ikke har kommet tilbake til deg ennå. Nå, det er bedre å praktisere litt tålmodighet og holde den oppfølgeren i utkast for nå.
2. Vær høflig!
Det kan være frustrerende å føle seg som om du hele tiden trenger å jage folk ned for å få det du trenger. Tro meg, jeg har vært der langt flere ganger enn jeg bryr meg om å innrømme. Likevel, uansett hvor irritert du blir, bør du ikke la noen av den fiendtligheten krype inn i din oppfølgingsmelding.
Det betyr ingen snarte kommentarer som, jeg fortsatt Har ikke hørt noe fra deg, eller blatant aggressive kommentarer som, jeg forstår ikke hvorfor det tar deg så langt å komme tilbake til meg om dette.
De fleste av oss reagerer ikke godt på sinne og fingerskikk. Så selv om det lykkes å få deg et svar, vil det sannsynligvis ikke være det du liker. Så gjør en innsats for å være altfor høflig. Og husk det gamle ordtaket: яDu får flere fluer med honning.
3. Forklar begrunnelsen.
Vi blir alle opptatt. Andяin de øyeblikkene når det føles at din gjøremålsliste er ute for å få deg, er det vanskelig å tenke på noen arbeidsmengde bortsett fra din egen. Derfor er det viktig å minne mottakeren av Hvorfor du følger opp-hvorfor akkurat er deres svar nødvendig
Det er viktig å minne mottakeren om hvorfor du følger opp - hvorfor er det nøyaktig deres svar som trengs
Selvfølgelig vil denne forklaringen variere avhengig av det bestemte elementet du sjekker inn på. Men for enkelhets skyld er det et eksempel. Jeg må ofte ringe tilbake med potensielle freelanceklienter for å se om de vil gjerne komme videre med et diskutert prosjekt. De kan være notorisk sakte på å svare med en beslutning, så ofte ser en linje av oppfølgingsmeldingen ut slik:
Gi meg beskjed om du vil fortsette med prosjektet som diskutert. Ditt faste svar vil tillate meg å kartlegge arbeidsbelastningen i de kommende ukene.
Dette er et forsiktig påstand om at min egen tidsplan henger på svaret deres. Ofte blir det påminnet at de ikke opererer i et vakuum, nok til å inspirere folk til å brenne av et raskt svar.
4. Slå på ting.
Vi stoler alle på e-post. Men det er definitivt ikke den eneste form for kommunikasjon som eksisterer. Så lenge du ikke har hatt suksess med det skrevne ordet, hvorfor ikke prøv en annen metode. Nei, du trenger ikke å sende røyksignaler eller transportduer. Men hvis du har et telefonnummer for personen, hvorfor ikke ring en telefonsamtale
Selvfølgelig bør du ikke planlegge å bombe noen med en endeløs strøm av e-post og samtaler-det er hvordan du utvikler et rykte som et skadedyr. Men hvis du har sendt to meldinger og ennå ikke har hørt noe, kan det hende du får det svaret du trenger, og noen ganger kobler på en mer personlig måte (for eksempel via telefon)..
Hvis du helst vil holde deg til e-post Du kan bytte ting der oppe også. Hvis du sendte din forrige e-post om morgenen, kan du prøve å sende den andre oppfølgeren din om ettermiddagen denne gangen. Noen ganger er nøkkelen til suksess å fange noen når de ikke er helt oversvømmet.
5. Sett en fast frist.
Det er ingenting som tenner en brann ganske som en nært frist. Mens en fast sluttdato i oppfølgingsmeldingene dine kan virke litt direkte og brash, er det vanligvis effektivt.
Ved å bruke en tidsfrist i oppfølgelsesmeldingen setter du ballen tilbake i retten din og gjør dine forventninger klare for mottakeren.
Hvorfor Vel, det setter ballen tilbake i retten din og gjør forventningen din klar til mottakeren. Det illustrerer at hvis du ikke hører tilbake på den angitte datoen, går du videre.
Hva ser ut som dette ser ut i praksis La oss fortsette med meldingen jeg brukte med en hypotetisk freelance klient ovenfor. Jeg vil bare takke en enkel linje som dette på slutten:
Hvis jeg ikke har hørt fra deg innen utgangen av denne uken, antar jeg at du har gått en annen retning.
Enten du venter på et svar fra en klient, en potensiell arbeidsgiver eller en medarbeider, fastsetter denne faste fristen, at du er begge på samme side, noe som er nøkkelen for å unngå ytterligere problemer eller feilkommunikasjon.
6. Vet når det er på tide å ringe det slutter.
Det viktigste ved å bruke en frist i oppfølgingsemailene dine. Du ønsker ikke å angi en sluttdato for mottakeren din, og fortsett å kontakte dem om problemet. Deretter vil dine ord og forventninger ikke ha noen fordeler. Hvorfor skal de ta deg alvorlig
Det kommer et visst punkt når det er klart at du bare ikke kommer til å høre tilbake fra en person. Så slipp og gå videre. Hvis du fortsetter å plage noen, selv etter at de har gjentatt (og blatant) ignorert deg, vil du bare irritere mottakeren og skade ditt eget rykte i prosessen.
Det er ingen benektelse - ikke å høre fra noen kan være irriterende, irriterende, og til og med kvele din egen produktivitet. Det er ikke noe galt med å følge opp for å få hendene på den informasjonen du trenger. Men du vil gjøre det på en måte som viser at du er vedvarende - og ikke et skadedyr. Hold disse seks tipsene i bakhodet, og du er sikker på å gå på høyre side av den fine linjen!