Du setter deg ned på datamaskinen, tar tak i favorittskrivblokken, og begynner å skrive ned en gjøremålsliste for dagen: яSvar den e-posten; sjekk på fremdriften av et eksisterende prosjekt; nå ut til en ny tilkobling; Endre gjennomgang (og send!) ajahuge oppgave.
Og før du vet det, er du ute av papir - men du vet at det fortsatt er så mye mer å gjøre. Og nå, i stedet for å se på gjøremålslisten din som noe for å starte produktiviteten, hold deg organisert, og faktisk hjelp du, du føler at det bare er ute for å få deg.
Vi har alle vært der! ЯStar ned på den tilsynelatende uendelige listen er ikke morsom, spesielt når det er så mye å oppnå, du kan ikke engang bestemme hvordan og hvor du skal komme i gang. Butjandon't spiral i panikk ennå! Her er seks tips som hjelper deg med å prioritere oppgavelisten din, selv når arbeidsbelastningen virker helt uhåndterlig.
1. Skriv bare ned hva behov å bli ferdig.
Dette punktet virker smertelig tydelig. Men hvis du er noe som meg, blir din gjøremålsliste alltid (en eller annen måte) en dumpingplass. Det er her du noterer alle de tilfeldige snittene som dukker opp i hodet ditt - om det er en ny bok å lese eller en ide for et langsiktig prosjekt du vil komme i gang på snart.
Før du vet det, listen som skulle holde deg fokusert foren dag er nå et dokument som beskriver påminnelser de neste månedene. Så nå er det bare å gjøre jo mer stresset og swamped enn i stedet for å hjelpe deg med å se et raskt øyeblikksbilde av tingene du burde kaste bort på i dag.
Du kan fortsatt gå videre og skrive ned alle de små tingene som må finne seg ut av hjernen din og på papir. Men etter at du har gjort det, start en separat oppgaveliste for bare de neste 24 timene. Det vil hjelpe deg å føle deg mindre overveldet og mye mer klarhodet.
2. Kjenne forskjellen mellom presserende og viktig.
Og nå fokusere: WHvis det ikke alltid føles som det, er det en stor forskjell mellom presserende og viktig. Når du prøver å grave deg ut av en latterlig stor haug med oppgaver, fokuserer du bare på som haster de-selv om det betyr at du forlater viktige ting som skjuler på listen din neste dag.
Når du prøver å grave deg ut av en latterlig stor haug med oppgaver, bør du bare fokusere på de presserende.
Bevæpnet med en allerede pared down to-do liste (se trinn 1) яyou har en god start på å gjenkjenne hva du trenger å oppnå. Men, jeg utfordrer deg til å ta en fin-tannkam til den eksisterende listen. For hvert handlingsobjekt, spør deg selv, Må dette absolutt gjøres i morgen i morgen
Dette vil hjelpe deg å skille de tingene som absolutt trenge å bli ferdig fra de tingene du virkelig har vil å bli ferdig. Når du allerede er presset for tid og ressurser, fokuser bare på barebones. Ting som ikke har en presset frist bør fjernes umiddelbart. (Legg dem til overløpslisten, ikke din gjøremålsliste i dag.)
3. Batch lignende oppgaver sammen.
Prosjektet hopper - vi er alle skyldige i det. Du svarer på en e-post, gjør litt fremgang på et prosjekt, svarer på en annen e-post, og deretter går du tilbake til prosjektet. Ja, du jobber hard-men jobber du virkelig smart Konstant bytte gir kan ofte være en distraksjon, noe som gjør det vanskelig for deg å opprettholde fokus og krysse hele oppgavene fra oppgavelisten din.
Det er her begrepet batching kommer inn. Tallrike produktivitetseksperter har hevdet at gruppering av lignende oppgaver sammen i batchesjancan økte produktiviteten betydelig. Så, adresse alle av de dvelende e-postene, og deretter gå videre til ditt større prosjekt. Du kommer til å se oppe i både produktivitet og fokus.
4. Bruk Pomodoro Teknikken.
Har du hørt om Pomodoro-teknikken Hvis du kommer til å falle i distraheringsfellen, kan dette virkelig hjelpe deg med å holde deg i sonen. I utgangspunktet deler den arbeidsdagen din i biter. Du jobber i 25 minutter, og ta deretter en fem minutters pause. Og hele syklusen heter theяPomodoro Technique.
Å ta pauser kan virke counterintuitive når planen din allerede er pakket. Dette tidsstyringssystemet fungerer imidlertid ved å innstille en følelse av haster. Du er motivert for å få så mye arbeid som mulig i de 25 minuttene. Det er et flott triks å være mer forsettlig med tiden din!
5. Anslå din tid.
Vi starter alle våre arbeidsdager med de beste hensikter. Og ja, å være altfor ambisiøs med din gjøremålsliste, lyder som en god ide i teorien. Men det betyr vanligvis at du føler deg frustrert.
Å være altfor ambisiøs med din gjøremålsliste høres ut som en god ide i teorien. Men det betyr vanligvis at du føler deg frustrert.
Det er av denne grunn at du skal tilordne tid estimater. Ved siden av hver oppgave må du merke hvor mye tid du tror det bestemte elementet vil ta. Deretter gjør du litt enkel matte og legger til alt, inkludert minst en time buffertid for uventede blokkeringer. Hvis de anslår å legge til et latterlig tall, så må du prioritere dine ting - eller jobbe en ekstra lang dag for å oppnå alt.
Denne øvelsen hjelper deg å være realistisk med hva du skal gjøre for å fullføre. Plus, det gir deg mulighet til å få et proaktivt håndtak på om du ikke er i ferd med å savne en frist. Dette betyr at du kan komme foran problemet og løse de nødvendige menneskene i den sannsynlige forsinkelsen, i stedet for å be om tilgivelse når du har savnet merket.
6. Bare kom i gang.
Ovennevnte tips kan utvilsomt være nyttig når du prøver å takle en overveldende arbeidsbelastning. Men noen ganger er det beste å bare ta et dypt pust og komme i gang.
Selvfølgelig vil du angripe din oppgaveliste på en måte som er så metodisk og strategisk som mulig - du vil ikke kaste bort tid unødvendig ved å hoppe rundt fra prosjekt til prosjekt. Men du vil også unngå å falle i motsatt felle: Hvis du bruker så mye tid å finne ut hvordan for å komme i gang på oppgavelisten din, slutter du wastingяtime-timeяyou kunne har brukt til å krysse av noen få.
Så, til slutt, bruk din beste dømmekraft når det gjelder å forvalte oppgaver og oppgaver. Tross alt vet ingen din arbeidstilstand (eller din gjøremålsliste, for den saks skyld!) Så vel som du gjør.