Du begynner å jotte ned din gjøremålsliste for dagen og straks bryte inn i en svette. Du har ingen anelse om hvordan du kan få alt dette gjort.
Og den verste delen I din overskyede tilstand av panikk virker det som viktig og tidspressende. Hvordan kan du forventes å prioritere når alt i alt virker som en prioritet
Vi har alle vært der. Våre arbeidsdager blir opptatt, våre innboks fyller opp, og våre gjøremålslister kan raskt snøball ute av kontroll. Når tallerkenen din er helt fylt, blir det enda mer utfordrende å finne ut hvor du skal komme i gang.
Ta pusten i bare ett minutt. Mens en overveldende oppgaveliste vanligvis er nok til å øke hastigheten på hjertefrekvensen, er det noen få logiske spørsmål du kan spørre deg selv for å gjøre deg oppmerksom på arbeidsbelastningen din og utvikle en strategisk angrepsplan.
De beste spørsmålene følger strukturen i Eisenhower Decision Matrix, en tidsstyringsteknikk som tilskrives et ubekreftet Dwight Eisenhower-sitat. Denne enkle boksen hjelper deg med å kategorisere oppgavene og oppgavene dine basert på deres haster og betydning.
Hvis du vil skisse matrisen for deg selv, яhave på den. Men, hvis du ikke vil, spør disse fem sentrale spørsmålene hjelpe deg med å oppnå et meget lignende sluttresultat.
1. Det som absolutt må gjøres i dag
Når du allerede føler deg stresset, kan det være fristende å bla gjennom kalenderen din for å få tak i det som står på din agenda for hele uken eller måneden. Du tror det vil hjelpe deg til å føle deg mer på toppen av ting - men det legger vanligvis bare til din følelse av å overvelde.
Her er saken: Når du er oversvømt, må den presentasjonen du gjør om to uker, eller den store rapporten som må pakkes inn i slutten av måneden, er trolig ikke den mest presserende tingen på tallerkenen din.
I stedet må du ta et skritt tilbake og se på bare i dag. Hva er de mest presserende elementene på oppgavelisten Hva trenger du absolutt å sikte på å bli gjort i løpet av de neste åtte timene
2. Hvilke av disse presserende oppgavene er viktigst
Nå som du har en liste over dine mest presserende til-doser, er det på tide å finne ut hvilke av disse som er de viktigste.
Men de er alle viktige! du tenker nå. Det er derfor de er alle på my-to-do list! Sikker på at du fortsatt vil få de tingene gjort til slutt - men akkurat nå må fokuset være på de tingene som er mest kritiske.
Vurder hvilke oppgaver som vil få konsekvenser hvis du ikke faktisk får dem ferdig innen utgangen av dagen. Vil du holde opp et gruppeprosjekt Få deg påminnet av sjefen din Skader et klientforhold
Å tenke på konsekvenser kan virke litt skummelt. Men det vil også hjelpe deg med å finne ut hvilke oppgaver virkelig tilhører den aktuelle og viktige boksen - som er de tingene du vil komme i gang med med en gang.
3. Kan noen av disse andre presserende oppgaver delegeres
Når du har siktet ut de viktige elementene, kan du fortsatt være igjen med noen andre presserende oppgaver. De trenger å få gjort så snart som mulig, men du vurderer dem heller ikke.
Siden du ikke har tildelt dem en stor mengde betydning, er disse ofte små og tankeløse oppgaver. Kanskje det er ting som å ringe eller ringe en e-post eller fylle ut kostnadsrapporten for regnskapsavdelingen innen slutten av dagen.
For disse tingene som faller inn i boksen Urgent og Ikke viktig, tenk på hvorvidt du kan delegere eller automatisere dem.
Er det noen andre i teamet ditt som kan ta av denne platen din til du får fotene dine tilbake under deg Eller, kan du sette opp en slags automatisering ved hjelp av Zapier eller IFTTT som ville fjerne den irriterende oppgaven fra din liste for godt
Riktig advarsel: Du kan kanskje ikke finne ut det umiddelbart. Når du allerede er begravet, vil du sannsynligvis ikke dedikere timer til å omdirigere arbeidet ditt. Imidlertid er det fortsatt verdt å tenke på, hvis du kan forbedre arbeidsbelastningen i stor grad fremover.
For de haster, men ubetydelige ting som står på listen, håndter dem umiddelbart etter de viktige og tidspressede oppgavene du har utpekt - slik at du kan håndtere alle de mest tidssensitive tingene først.
4. Hvilke oppgaver er viktige, men ikke nødvendigvis presserende
Nå, med de mest krevende tingene skilt ut, er det på tide å ta en titt på din gjøremålsliste og trekke ut de viktige, men ikke nødvendigvis nødvendigvis gjøres umiddelbart.
Sjansen er, det er de større tingene du har i hopperen. De er prosjekter og oppgaver som du bør gjøre konstant fremgang på, slik at du ikke trenger å håndtere den stressende tidskretsen rett før fristen.
Men å trekke det av krever litt tanke og planlegging. Så, for oppgavene som kommer opp i boken Ikke presserende og viktig, kartlegg litt tid på å jobbe med de tingene i kalenderen din. Sett noen mini-milepæler og selvpålagte tidsfrister for å holde deg på rette spor.
På den måten føler du ikke at du bare skyver disse prosjektene ut av veien for dagen - i stedet prioriterer du dem tilsvarende.
5. Kan noen oppgaver fjernes helt
Å være i stand til å fjerne noe fra din gjøremålsliste helt, er drømmen til noen som føler seg strukket litt tynn.
Tenk det er umulig Vel, hvis du har noen to-dos igjen på listen din, som du vil kategorisere som ikke haster og ikke viktig, er sjansene gode at disse elementene kan slettes fra din oppgaveliste helt og holdent.
Ofte fortsetter vi å gjøre visse oppgaver ut av vane fremfor nødvendighet. Heldigvis vil beslutningsmatrisen hjelpe deg med å identifisere alt som kan fjernes fra tallerkenen din.
Prioritering kan alltid være en utfordring - men det blir spesielt vanskelig når alt ser ut som en prioritet. Heldigvis kan disse spørsmålene hjelpe deg med å sortere gjennom alle dine oppgaver og to-dos og bestemme hva som egentlig burde bli bumpet til toppen av listen din.