Mitt verste Kontorplass øyeblikk involvert sitter i en cubicle med noen lagkamerater, som en bokstavelig leser gjennom en trykt PowerPoint-presentasjon. Da jeg endelig kikket på uret mitt diskret under bordet, skjønte jeg at vi allerede var 20 minutter forbi vår tildelte tid - og likevel hadde jeg ingen anelse om hvem som gjorde hva, når eller hvorfor. Frustrert, jeg snudde meg til to mentorer og spurte dem et enkelt spørsmål: Hvordan avslutter du et møte i tide
Min mannlige kollega så på meg med overraskelse og sa stilt, Uh, jeg satte telefonen på bordet og sa at vi er ute av tide. Min kvinnelige kollega, derimot, nikket i trøtt anerkjennelse. Det er vanskelig å avbryte uten å være uhøflig, sa hun. Jeg prøver å muntlig merke når det er 15 minutter igjen for å gjøre det mindre vanskelig.
Nå, uten å dvele inn i de fremtredende kjønnsforskjellene i de to svarene eller komme på mennene mine på arbeidsplassen såpkassen, tror jeg at vi alle kan være enige om at møter kan enten være sinnsykt produktive og nyttige former for samarbeid og samtale ELLER det absolutt verste bortkastet tid. Men å holde folk på sporet, og på klokken, tar litt øvelse. Her er 5 tips for å avslutte et møte i tide.
1.janStick til 30 minutter
Jeg lærte denne generelle tommelfingerregelen for mange år siden, og det har ikke mislyktes meg ennå. Når du setter opp et møte, gi deg selv 30 minutter - ikke mer, ikke mindre. Hvorfor Fordi folk nesten alltid vil bruke opp når de blir gitt. Hvis det er et 60 minutters møte, vil folk fortsette å snakke ut av et behov for å fylle plass og basert på antagelsen om at samtalen trenger hvert minutt. Dette kan være sant, men det er det som oftest ikke.
Dette tipsets skjønnhet er at du alltid kan sette opp et annet møte. Alltid! Seriøst, skjønt, i den første halvtime vil du raskt finne ut om du egentlig gjøre trenger mer tid til å snakke, eller hvis du vil være bedre å e-poste hverandre senere, eller så videre. Du kan oppdage, som jeg gjorde, at med en kortere tidsramme har folk en tendens til å være mer effektiv og forsettlig. (Selv inkludert.) ЯAlso! Du kan avslutte et møte tidlig. Galt, jeg vet det.
2. Inviter de riktige menneskene
Tidlig i karrieren min, satt jeg i mange, mange, mange møter der jeg lurte på hvorfor jeg var der. Jeg følte meg for redd for å stille dette spørsmålet høyt, for frykt for å se ut som en manglende lagspiller eller tilsynelatende uprofesjonell, men da la jeg merke til hvor ofte møter syntes å trekke på fordi for mange mennesker var stille eller en person syntes å dominere dialogen.
Folk vil invitere deg til møter for å få deg til å løpe inn, men det betyr ikke at du må delta. Hvis du ikke legger til verdi, bør du ikke være ved bordet.
Jeg begynte endelig å stille det samme spørsmålet på en annen måte: Hva er min rolle på dette møtet Og det hjalp, umåtelig. Minst en tredjedel av tiden stoppet den andre personen, kikket på hodet til siden, og sa: Du vet hva du faktisk kan hoppe over. Var gode. De andre to tredjedelene av tiden fikk jeg klarhet om hvordan jeg kunne bidra til samtalen, noe som gjorde møtet mye bedre.
Jeg sier dette sakte, men ettertrykkende: folk vil invitere deg til møter å være hyggelige, eller for å holde deg sløyfet, men det betyr ikke at du må delta. Min teori er at hvis du ikke legger til verdi, bør du ikke være ved bordet; hvis det virker som en sløsing med tiden din, er det sannsynligvis, og du har tillatelse til å avvise. Dette gjelder for hver enkelt person i et møte, enten du er inviterte eller inviterte. Hvis du spør de riktige menneskene om å være til stede og delta, er sjansene for produktiv, til-punkt-dialog uendelig høyere.
Kilde: @rebeccataylornyc
3. Be alltid en Agendaja
Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange møter jeg har deltatt i med vage beskrivelser som Diskutér kommunikasjonsplan og Brainstorm innholdsideer uten agenda for å takle. Sikker nok, det har vært ganske mye å snakke med svært lite nyttig utgang. Disse retningsløse møtene er tilbøyelige til å være de verste lovbrytere når det gjelder tidsstyring.
Den vanskelige tingen om møter generelt er at de ofte også er for driver med eller planlegger. Det er viktig å vite hvilken type din faller under, så du kan prep tilsvarende. Uten en agenda for et brainstormingsmøte, vil folk for eksempel oppleve at tiden blir brukt om å snakke om ideer - ikke nødvendigvis å presentere de de allerede har møtt.
Du trenger ikke nødvendigvis å oppgi hver eneste detalj, og noen ganger er det ikke fornuftig å komme for langt inn i ugresset, men i det minste ta deg tid til å vurdere en løs oversikt for å lede gruppen. Å gi en agenda eller lese den på forhånd, skaper en bevissthet som hjelper alle å prioritere mål og resultater for den aktuelle utvekslingen.
4. Vet hvem som gjør hva og når
I hvert møte og samhandling på et prosjekt, pause og ta et øyeblikk for å identifisere noen viktige detaljer: hvem er ansvarlig for hva Hva er målene med arbeidet som blir gjort Hva slags tidsramme setter tempoet Hvem tar notater Og så videre.
Vær spesifikk på hvordan du kan flytte prosjekter fremover, selv i midten av samtalen. Det er veldig enkelt for folk å bevege seg i full fart uten å svare på disse enkle spørsmålene, og en del av å være leder betyr at du skal klargjøre når det er nødvendig, og bidra til å holde alle - selv selv på sporet.
5. Oppgi en tilrettelegger
På det samme notatet har du noen gang vært i et møte hvor samtalen ser ut til å sirkle rundt og rundt til hvor som helst jeg også. Det kan være nyttig å velge noen for å legge til rette for kommentarer, noe som kan være like enkelt en rolle som å ta hensyn til rytmen og kadensene av samspillet. Hvis du er tilrettelegger, vil du fungere som dette: Du legger merke til at noen i teamet ditt alltid forblir stille, så du ber om deres innspill; På samme måte, hvis kollegaer blir avskåret eller avbrutt, legger du tilbake til dem for å gjøre plass til deres synspunkt.
Fremfor alt, pass på å møte ninjaer. Ikke le - jeg er seriøs. Disse er ekte, og du kjenner dem: fyren knuser konstant vitser under pusten, jenta sladrer om helgen, sjefen klager over vanlige tidsfrister, lederen piper opp hvert sekund med en mening. Møte ninjaer er teknisk ufarlig, da de ofte bare er sterke meningsfulle folk som er ivrige etter å legge til sine to cent om, vel, alt. Imidlertid vil de 100% hack din forsiktige agenda til egen fordel hvis du ikke er forsiktig, noe som resulterer i dyrebar tid tapt over emner av samtale som ikke er en prioritet.
Den gode nyheten er at du kan høflig avbryte med setninger som, jeg vil gjerne bringe gruppen tilbake til eller vi får litt av spor, men det høres ut som om vi har avtalt eller det jeg hører er at det er det et problem angående XYZ. Hvis det er vanlige spin-offs, så er disse emnene ikke tangenter, de er ting som skal tas opp en annen gang.
Bunnlinjen Ikke vær redd for å sette retningslinjer rundt hvordan du respekterer alles tid.