Jeg er besatt av Big Bang teorien. Hvis du ikke har sett det, anbefaler jeg det - min forlovede og jeg ser en eller to episoder hver natt, og vi ler alltid høyt.
I en nylig episode, Sheldon Cooper, spilt av den absolutt morsomme Jim Parsons, dobbeltplanlegger seg selv. Han lover Howard og Leonard at han ville tilbringe dagen med å jobbe med et prosjekt med dem. Det han hadde glemt, var at han hadde forpliktet seg til å jobbe med et prosjekt med Amy den dagen også. Som publikum revet jeg opp i komedien som fulgte. Som en fulltidssjef assistent, rystet jeg på det som bare kan beskrives som mitt verste mareritt.
I de siste tre årene har jeg hatt hell å hjelpe noen av de mest dårlige kvinnene i Hollywood. Jeg har hjulpet tre forskjellige ledende produsenter de siste tre årene, og alle har vært kvinner. I en manndominert bransje er dette ganske anomali, så jeg har sørget for å ta inn så mye jeg kan fra disse enestående kvinner.
Som assistent er en viktig del av jobben min å styre min eksecs tidsplan. Noen ledere er mer praktiske med sine tidsplaner, og noen foretrekker jeg tar regjeringene. Planlegging bør være en ganske enkel oppgave, men når du styrer planene for kvinner som trekkes i tre retninger til enhver tid, krever oppgaven fremsyn, prioritering og organisering. En god timeplan ville ha reddet Sheldon fra sin tragiske dobbel-booking og den resulterende influensa fra å være trekk.
Her er noen viktige leksjoner jeg har lært fra å håndtere planene med høydrevne kvinner.
Det er greit å si nei.
Ikke planlegg deg selv. Så mange ganger har jeg vært altfor ambisiøs i min egen planlegging. Jeg skal sette opp nettverksmøter og legeavtaler og middager med venner og prøve å kramme alt inn i en dag eller en uke. En del av sunn planlegging er å kjenne dine grenser og hedre dem. Du er ikke god i et møte hvis du er mentalt stekt. Hvis det betyr å skyve en lunsj et par uker ute, så bedre å gjøre det enn å være halv-stede eller stadig å be om å omplanere. Da jeg først begynte å planlegge lunsjer og middager for sjefene mine, ville andre assistenter sende meg sjefs neste tilgjengelige datoer, og de ville være tre eller fire uker ute. Jeg kunne ikke tro at disse ledere ikke hadde en gratis natt til middag i en måned! Det viser seg - de gjorde sannsynligvis, men de visste at å fylle den gratis natten med en annen middag bare ville resultere i å brenne ut eller avbryte for å unngå utbrenthet. Det er viktig å gjenkjenne hvor mye det er for mye.
Blokker ut tiden for deg selv.
Jeg har blitt spurt ved flere anledninger å blokkere tid for ingenting spesielt. Noen ganger er det bare fritid å skrive. Noen ganger er det personlige ting jeg ikke er interessert i. Uansett går jeg fysisk inn i kalenderen og blokkerer den - noen ganger, som bokstavelig talt som å skrive BLOCK i den time eller to timer. Ved å gjøre det, har jeg størket den tiden som deres og bare deres. Dette er annerledes enn å si nei til en lunsj eller middag. Dette skaper proaktivt plass som er beregnet til personlig bruk. Det sperrer tid for deg som ikke blir fylt med et møte eller en avtale eller en telefonsamtale. Hvis våre tidsplaner dikterer hvilken type person vi blir, så er rundown og ragged bra for ingen. Jeg kjemper spesielt med å føle at jeg alltid må være opptatt. Planlegging av nedetid er en god måte å sikre at jeg får akkurat nok av det til å forynge meg, men ikke for mye der jeg føler meg lat eller bak.
Fargekoding og delte kalendere er nøkkelen.
I kalenderen bruker jeg nå forskjellige fargekoder for ulike aktiviteter - arbeid, personlig, familie osv. Når Mike og jeg ble engasjert, satte jeg opp en delt kalender for oss - på den måten, hvis jeg planlegger oss for noe, Jeg vil få varselet, og hvis han planlegger noe, får jeg også en. Google Kalender og iCloud-kalenderappen har begge svært enkle kalenderdeling-funksjoner. Når du jobber med å planlegge et arrangement som involverer to eller flere personer, foreslår jeg at du legger inn diskutert dato og klokkeslett i kalenderen din med HOLD foran den - selv om den ikke er bekreftet. For eksempel, hvis du og dine to beste venner ser ut til å sette en middag til torsdag klokken 19.00, men du venter på den andre vennen til å bekrefte, må du holde den i kalenderen uansett. HOLD vil indikere at den ikke er bekreftet, men det vil også forhindre deg i å bestille noe annet i løpet av den tiden mens du venter på at hun skal sjekke e-posten hennes.
En kalender er nødvendig for balanse og produktivitet.
En kalender er et flott verktøy for å hjelpe deg med å opprettholde balanse. Hvilke områder av livet ditt trenger oppmerksomhet I begynnelsen av hver uke (eller hver måned, avhengig av hvor langt du planlegger), må du vurdere kalenderen din. Hvor planlegger du deg selv for tungt Hvor planlegger du deg selv for lett? Noen sa en gang at de forpliktelsene som vi fyller i kalenderen dikterer typen person vi ønsker å være. Tenk på det: Hvis du vil være godt utdannet, melde du deg på klasser eller avanserte grader og slipper klassetidene inn i timeplanen din. Hvis du vil være en god venn, setter du datoer med kjære og ære dem. Hvis du vil være godt kjent med alle Kardashian-Jenner-svangerskapene, planlegger du sikkert tiden for KUWTK også. Lag en liste over alle de tingene som er viktige for deg, og pass dem deretter i timeplanen din. Jeg foreslår også en rutinemessig tidsplan for å bidra til å bygge gode vaner. Jeg pleide å ringe mormor hver lørdag. Det er ikke å si at jeg ikke ville ringe henne andre ganger i løpet av uken, men hver lørdag tok jeg opp telefonen for å ringe henne. Planlegging gjelder ikke bare arbeid - det bidrar til å forme oss til personen vi ønsker å være.
Bruk notater og varsler.
For alle som bruker Apples kalender, er det en del nederst for NOTER. Det er også et alternativ å sette inn et sted. Gjør deg selv en tjeneste og begynn å behandle hver hendelse som sin egen mappe. Så mange ganger vil jeg opprette en hendelse i kalenderen min og deretter må jeg referere til e-post eller tekstmeldinger for å finne en adresse eller parkeringsinstruksjoner. Da jeg begynte å administrere ledelsenes kalendere, ble det viktig for meg å inkludere all nødvendig informasjon i kalenderen, fordi de vanligvis ikke har tilgang til e-postene som ble sendt for å sette møtet / lunsj / middag. Det har vært tider da min leder er på østkysten, og jeg er fortsatt på vestkysten. Hvis de har en 7am EST-hendelse, vil jeg sannsynligvis fortsatt sove. Hvis de har spørsmål om hvor de skal gå og ikke kan få ahold av meg, vil vi sannsynligvis ha en dårlig dag! Det ble viktig at jeg inkluderer all relevant informasjon i kalenderhendelsen. Jeg begynte å gjøre dette for meg selv, og det har forenklet og strømlinjeformet organisasjonen min på så mange måter. Jeg trenger ikke lenger å grave gjennom gamle utvekslinger for å finne det jeg leter etter. Bruk også ALERT-funksjonen som ulike kalendere tilbyr. Jeg stiller alltid påminnelser om å gå av en dag før noen hendelse. Det får meg til å tenke fremover og gjøre nødvendige forberedelser.
Vær realistisk i planleggingen.
Alle pleide å fortelle meg, LA er en drivende by. Jeg skjønte ikke hva det betydde før jeg flyttet til LA. La meg avkode: alle i LA kjører overalt. De må - alt er spredt ut. Som et resultat er LA beryktet for trafikk. På grunn av dette har jeg lært at jeg seriøst må vurdere tidspunktet for dagen når jeg stiller møter. Setter jeg ledelsen i rushtid Hvis MapQuest rapporterer stasjonen på tretti minutter, bygger jeg vanligvis i 45 minutter til en times kjøretid hver vei. Det er alltid bedre å kaste tiden enn å planlegge deg for tett og oppleve det resulterende stresset - eller verre fare. Å være realistisk i planlegging er nødvendig for å respektere de forpliktelsene du gjør. Jeg er en stor homebody. Etter jobb er alt jeg vil gjøre, å komme i pyjamas og lade opp fra dagen. Jeg pleide å sette drinker og nettverksmøter etter jobb, og jeg fant at jeg også jevnlig avbrød dem. Men da jeg satte morgen kaffemøter, var jeg mye, mye mer sannsynlig å følge gjennom. Vær realistisk om deg selv og ditt miljø for å få mest mulig ut av kalenderen din.
Retrospektiv vurdering er nøkkelen.
På slutten av hver uke eller hver måned, ta en titt på kalenderen din. Hvordan ville du vurdere deg selv på dine planvaner for den måneden. Følg du med alt du setter på kalenderen. På hvilke områder var det mest sannsynlig å avbryte eller omplassere. Var det en grunn for det. Vær ærlig mot deg selv - det er den beste måten å lære dine egne vaner. Husk - kalenderen vår kan forme hvem vi vil bli, hvis vi slipper det. Hvis vi lærer å håndtere vår tid effektivt, kan vi kontrollere våre tidsplaner, i stedet for å la våre tidsplaner kontrollere oss.